Política de Privacidade da FreshLoop

1. Quem somos e como entrar em contato

A FreshLoop é uma plataforma de automação para lavanderias operada por Krajan & Shinzato Systems LTDA, inscrita no CNPJ nº 53.166.956/0001-24.

Nosso canal para dúvidas e solicitações sobre dados pessoais é:

E-mail: contato@freshloop.com.br
Site: https://freshloop.com.br

Responsabilidades pelo tratamento dos dados

Quando tratamos dados de visitantes do nosso site, contatos comerciais e representantes das empresas para administrar nosso relacionamento, a FreshLoop atua como controladora, responsável pelas decisões sobre esse tratamento.

Quando processamos dados de clientes de uma lavanderia para disponibilizar cadastro, compras, operação dos ciclos e avisos por WhatsApp, a lavanderia é a controladora, e a FreshLoop atua como operadora, seguindo suas instruções e as obrigações legais aplicáveis.

Esta Política descreve o tratamento realizado pela FreshLoop. A lavanderia também é responsável por informar suas próprias práticas de privacidade, inclusive quando utiliza dados em outros sistemas ou canais de atendimento.

2. Quais dados pessoais tratamos

Os dados tratados variam conforme o serviço utilizado.

2.1. Visitas ao site e contatos comerciais

Podemos tratar:

• Informações técnicas da navegação, como endereço IP, navegador, dispositivo, páginas acessadas e origem da visita.
• Parâmetros de campanhas e identificadores de cliques presentes no endereço da página.
• Preferências sobre cookies.
• Nome, telefone, e-mail, empresa e demais informações fornecidas por você em um contato.
• Conteúdo das conversas enviadas aos nossos canais comerciais e de atendimento.

Esses dados são utilizados para disponibilizar o site, compreender sua utilização, medir campanhas, responder solicitações e conduzir o relacionamento comercial.

2.2. Clientes das lavanderias

Conforme a configuração e os recursos utilizados pela lavanderia, podemos tratar:

• Telefone, nome e CPF informados no cadastro.
• Registro do aceite apresentado durante o cadastro.
• Identificação da lavanderia, unidade e máquina utilizada.
• Informações sobre compras e ciclos, como data, horário, valor, situação do pedido e forma de pagamento.
• Identificadores de transações, bandeira do cartão e informações do comprovante.
• Cupons e promoções utilizados.
• Preferências de recebimento de avisos.

Esses dados são utilizados para executar a compra, disponibilizar o ciclo contratado, registrar pagamentos, apoiar estornos, reconhecer clientes e permitir o atendimento de dúvidas ou reclamações.

A captura do cartão ocorre no equipamento de pagamento, com processamento pela adquirente da lavanderia. A FreshLoop recebe informações da transação necessárias à operação, à conciliação e ao suporte.

Quando estiver disponível a compra sem cadastro, ela continuará gerando registros operacionais e de pagamento. Se você solicitar avisos por WhatsApp, seu telefone e sua autorização poderão ficar vinculados ao pedido, mesmo sem um cadastro permanente.

2.3. Mensagens e integrações com o WhatsApp

Para disponibilizar as automações, podemos tratar:

• Número de telefone informado para receber mensagens.
• Identificadores fornecidos pelo WhatsApp, inclusive identificadores de usuário vinculados à empresa.
• Nome de usuário, quando disponibilizado pela plataforma.
• Registro de autorização, recusa, cancelamento ou reativação dos avisos, com data, horário e origem da escolha.
• Informações do pedido e do ciclo necessárias à composição do aviso.
• Conteúdo das mensagens enviadas e recebidas pelo canal integrado.
• Identificadores das mensagens e registros de envio, entrega, leitura, quando disponibilizada, e falhas.
• Eventos técnicos enviados pela Meta para o funcionamento da integração.

A integração trata as interações com o número empresarial conectado. Ela não dá à FreshLoop acesso geral às suas conversas pessoais no WhatsApp.

2.4. Donos e equipes das lavanderias

Podemos tratar:

• Nome, e-mail e identificador de autenticação.
• Vínculo com a empresa e permissões de acesso.
• Registros de ações realizadas no painel.
• Identificadores da conta empresarial e do número conectado ao WhatsApp.
• Credenciais técnicas necessárias ao funcionamento da integração.
• Telefone informado pelo próprio usuário do painel para receber avisos da operação (resumo diário e alertas urgentes), com a data da verificação e as preferências de horário.

O telefone para avisos é opcional: só é usado depois que o próprio usuário confirma o número enviando, pelo WhatsApp, o código mostrado no painel, e só para mensagens sobre a operação da lavanderia. Ele pode ser desligado ou trocado a qualquer momento em Minhas notificações, no painel.

O painel utiliza autenticação por provedor de identidade. A senha desse provedor não é armazenada pela FreshLoop. As credenciais da integração com o WhatsApp são armazenadas de forma cifrada.

3. Como funcionam os avisos e as automações pelo WhatsApp

3.1. Finalidade das mensagens

As lavanderias que habilitam o recurso podem enviar avisos automáticos sobre a proximidade do término e o término previsto do ciclo, além de confirmações relacionadas às preferências de recebimento.

Os avisos podem utilizar o horário estimado do ciclo e não substituem a verificação da máquina ou o atendimento da lavanderia.

As mensagens são enviadas pelo número empresarial da lavanderia, utilizando a WhatsApp Business Platform, da Meta, integrada à FreshLoop.

3.2. Autorização para receber avisos

O recebimento de avisos é opcional e depende da sua autorização.

O aceite do cadastro, a realização de uma compra ou a leitura desta Política não equivalem, por si só, à autorização para receber mensagens.

A autorização pode ser registrada no totem e vinculada ao seu cadastro ou ao pedido específico, conforme o fluxo utilizado. A recusa dos avisos não impede a compra ou a utilização do ciclo contratado.

A autorização para avisos de ciclo não autoriza o envio de campanhas promocionais. Comunicações com outras finalidades dependem das informações, permissões e bases legais aplicáveis.

3.3. Quando a lavanderia usa o mesmo número no app WhatsApp Business

Algumas lavanderias conectam à FreshLoop o mesmo número que usam no aplicativo WhatsApp Business do celular (a Meta chama isso de coexistência). Nesse caso, a lavanderia continua conversando com você pelo celular, e os avisos automáticos saem pelo mesmo número.

Para isso, a Meta entrega à FreshLoop, em nome da lavanderia:

• Cópias das mensagens que a lavanderia envia a você pelo aplicativo do celular.
• O histórico recente das conversas entre você e a lavanderia, quando a lavanderia autoriza o compartilhamento no aplicativo.
• A lista de contatos do aplicativo, que a FreshLoop descarta ao receber, sem armazenar.

As mensagens (cópias e histórico) são guardadas com o conteúdo por até 90 dias, apenas para operar o serviço da lavanderia, e depois são apagadas automaticamente. Elas nunca são tratadas como pedido de cancelamento: só uma mensagem enviada por você conta para os comandos da seção abaixo.

3.4. Como cancelar ou reativar os avisos

Para cancelar os avisos, envie PARAR ao número da lavanderia pelo qual recebe as mensagens.

Também são reconhecidos os comandos SAIR, CANCELAR e STOP.

Você também pode solicitar o cancelamento diretamente à lavanderia ou pelo e-mail contato@freshloop.com.br. Pedidos de cancelamento não precisam ser feitos exclusivamente por um comando automático.

Após o processamento do pedido, novos avisos ficam bloqueados para aquele número naquela lavanderia. Uma mensagem já encaminhada à plataforma do WhatsApp pode ainda ser entregue.

Para voltar a receber, envie VOLTAR ou registre uma nova autorização no totem, quando disponível.

O cancelamento dos avisos não cancela compras e não elimina automaticamente cadastros, transações ou registros de preferências. Para solicitar a exclusão de dados, consulte a seção 9.

Na coexistência, cancelar os avisos interrompe as mensagens automáticas da FreshLoop. Conversas que a própria lavanderia mantenha com você pelo celular são de responsabilidade dela.

3.5. Atendimento e cuidados com o conteúdo

O canal automático tem funções limitadas. Para atendimento sobre uma compra, cobrança ou máquina, procure os canais de suporte da lavanderia. Para questões sobre a plataforma ou seus dados pessoais, escreva para contato@freshloop.com.br.

Não envie senhas, números completos de cartão, códigos de segurança, números de conta financeira, documentos de identificação completos ou informações sensíveis pelo canal automático.

Os identificadores recebidos da Meta são utilizados para viabilizar e administrar as mensagens com você. O conteúdo de uma conversa não é compartilhado com outros clientes.

3.6. Atendimento automático por inteligência artificial

Algumas lavanderias ligam um atendimento automático no WhatsApp delas. Quando você escreve para a lavanderia, uma inteligência artificial responde em nome dela, apenas sobre assuntos da lavanderia: uso das máquinas, preços, pedidos, pagamentos e códigos de erro das máquinas.

Para responder, o atendimento lê as suas mensagens daquela conversa e consulta os dados que a lavanderia já tem sobre os seus pedidos (valor, horário, forma de pagamento, se o crédito chegou à máquina e o estado da máquina). Ele só fala de um pedido quando consegue associá-lo a você: pelo telefone do seu cadastro ou do aceite de avisos, ou pelos dados do comprovante que você informar. Sem essa associação, nenhum dado de pedido é revelado.

O atendimento não decide reembolso, estorno nem desconto. Quando não consegue resolver, ele passa a conversa para a responsável pela lavanderia, que continua o atendimento pelo painel da FreshLoop ou pelo celular. Se a lavanderia permitir, o atendimento pode liberar novamente o crédito de uma máquina que não começou depois de um pagamento aprovado, seguindo regras fixas; cada liberação fica registrada. Também se a lavanderia permitir, o atendimento pode conceder um ciclo de cortesia (por exemplo, uma secagem) a quem relatar um problema com um pedido pago recentemente, dentro de um limite mensal definido pela lavanderia; cada cortesia fica registrada.

A pedido seu, o atendimento também pode: avisar por esta conversa quando uma máquina ficar livre (o pedido de aviso vale por algumas horas e não é reserva); enviar a segunda via do comprovante de um pedido seu; informar promoções e cupons que a lavanderia divulga; e registrar um defeito que você relatar numa máquina, com um resumo do que foi dito, para a lavanderia verificar.

Fotos, documentos e áudios. Se a lavanderia ligar esse recurso, as fotos, os arquivos PDF e os áudios que você enviar à conversa também são lidos pelo atendimento automático: a foto ou o PDF (por exemplo, um comprovante de pagamento, o visor da máquina ou um defeito) é interpretado pela inteligência artificial, e o áudio é transcrito para texto por um serviço de nuvem da Microsoft. O que é guardado é apenas o texto extraído ou transcrito (no caso de um comprovante, o identificador da transação, o valor, a data e hora e o recebedor; números completos de cartão, documentos pessoais e dados bancários não são copiados). O arquivo em si não é guardado pela FreshLoop: ele é apagado logo após a leitura. A responsável pela lavanderia pode abrir o arquivo original pelo painel por até 7 dias depois do envio, enquanto o WhatsApp o mantiver disponível; depois disso, só o texto permanece. O texto extraído ou transcrito segue o mesmo prazo de 90 dias das conversas.

As mensagens da conversa (as suas, as respostas automáticas e as da lavanderia), os pedidos de aviso de máquina livre, os relatos de defeito e o texto extraído de fotos, documentos e áudios são guardados com o conteúdo por até 90 dias e depois apagados automaticamente. O processamento das respostas e a leitura de fotos e documentos são feitos por um fornecedor de inteligência artificial, e a transcrição de áudios por um serviço de nuvem (veja a seção 5); o conteúdo não é usado para treinar modelos.

4. Bases legais do tratamento

O tratamento de dados pessoais observa a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais — LGPD, conforme a finalidade e o contexto:

• Consentimento: para avisos opcionais por WhatsApp e uso autorizado de cookies de medição.
• Execução de contrato e procedimentos preliminares solicitados pelo titular: para atender pedidos de proposta, processar compras e disponibilizar os serviços contratados.
• Cumprimento de obrigação legal ou regulatória: para conservar e apresentar registros quando exigido.
• Exercício regular de direitos: para tratar reclamações, resolver disputas e defender direitos em processos.
• Legítimo interesse, quando aplicável: para atividades necessárias de segurança, prevenção de abuso e relacionamento, mediante avaliação da finalidade, necessidade e impacto sobre os direitos dos titulares.

Quando atua como operadora, a FreshLoop trata os dados conforme as instruções da lavanderia controladora e a base legal aplicável à atividade.

A simples utilização do site ou a leitura desta Política não constitui consentimento geral para qualquer tratamento de dados.

5. Com quem os dados podem ser compartilhados

Os dados podem ser compartilhados, conforme necessário à finalidade:

• Com a lavanderia responsável pela compra, para operação, gestão e atendimento ao cliente.
• Com a Microsoft Azure, para infraestrutura, hospedagem e armazenamento — e, quando a lavanderia liga esse recurso, para a transcrição de áudios enviados ao atendimento automático (seção 3.6).
• Com a Meta e o WhatsApp, para conectar contas empresariais, transmitir mensagens e processar eventos da integração.
• Com a Anthropic, fornecedora de inteligência artificial, para gerar as respostas do atendimento automático e ler as fotos e os documentos enviados a ele (seção 3.6), e para os recursos de IA do painel da lavanderia.
• Com o Google, para os recursos de medição e atribuição utilizados no site, conforme descrito na seção 8.
• Com adquirentes e processadoras de pagamento, conforme a contratação e a operação da lavanderia.
• Com autoridades e outros destinatários legalmente autorizados, quando necessário ao cumprimento de obrigação legal ou ao exercício regular de direitos.

O acesso aos dados é limitado conforme as funções e permissões do sistema. Os dados dos clientes são separados por empresa.

A FreshLoop não vende dados pessoais.

O tratamento realizado pelos fornecedores também está sujeito aos contratos e às políticas aplicáveis aos respectivos serviços, incluindo:

• Política de Privacidade do WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy
• Política de Privacidade do Google: https://policies.google.com/privacy
• Declaração de Privacidade da Microsoft: https://privacy.microsoft.com/privacystatement
• Política de Privacidade da Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy

6. Tratamento de dados fora do Brasil

Os serviços utilizados pela FreshLoop podem envolver armazenamento, processamento ou suporte fora do Brasil, especialmente em razão da infraestrutura de fornecedores como Microsoft, Meta, Google e Anthropic.

Transferências internacionais devem observar os mecanismos e as garantias previstos na LGPD e na regulamentação da ANPD.

Você pode solicitar informações sobre os fornecedores, os destinos e as condições aplicáveis ao tratamento dos seus dados pelo canal de privacidade indicado nesta Política.

7. Por quanto tempo os dados são mantidos

A conservação considera a finalidade do tratamento, a necessidade de prestação do serviço, as instruções da lavanderia e as hipóteses legais de retenção.

Cadastros, compras e contas de acesso

São mantidos conforme necessário à operação e ao relacionamento contratual, considerando obrigações legais e o exercício regular de direitos.

Registros fiscais e de pagamento podem ter prazos próprios. A necessidade de conservar uma transação não implica, automaticamente, conservar todos os dados do cadastro pelo mesmo período.

Autorizações e cancelamentos de WhatsApp

Os registros de autorização, revogação e bloqueio são mantidos conforme necessário para demonstrar e respeitar suas escolhas.

O cancelamento do recebimento não elimina automaticamente o registro necessário para impedir novos envios.

Eventos e histórico de mensagens

Os eventos brutos recebidos da Meta ficam elegíveis para exclusão automática após 30 dias do processamento, sendo removidos na rotina periódica de limpeza.

Esse prazo não se aplica a eventos ainda não processados nem significa a exclusão de todos os dados derivados deles. Registros de mensagens, identidades, entrega e preferências são conservados conforme as respectivas finalidades e sujeitos à avaliação dos pedidos de eliminação.

Conversas recebidas na coexistência

Cópias de mensagens enviadas pela lavanderia pelo aplicativo do celular e mensagens do histórico compartilhado são apagadas automaticamente 90 dias após a data da mensagem. A lista de contatos do aplicativo não é armazenada.

Avisos para a equipe da lavanderia

Códigos de verificação do telefone são apagados 7 dias depois de vencidos. Os registros de envio do resumo diário e dos alertas urgentes são apagados após 90 dias.

Mensagens recebidas e conversas do atendimento

O texto das mensagens que você envia ao WhatsApp da lavanderia, as respostas do atendimento automático e as da lavanderia pelo painel são apagados automaticamente 90 dias após a data da mensagem. O registro de que houve uma mensagem (sem o conteúdo) pode ser mantido para a operação e a segurança do serviço.

Fotos, documentos e áudios enviados ao atendimento

O arquivo não é guardado pela FreshLoop: é apagado logo após a leitura ou a transcrição. O original pode ser aberto pela lavanderia por até 7 dias, enquanto o WhatsApp o mantiver. O texto extraído ou transcrito é apagado em até 90 dias, junto com a conversa.

Registros técnicos e atendimento

São mantidos conforme necessário à operação, segurança, investigação de falhas, atendimento e exercício regular de direitos.

Armazenamento no navegador

A escolha de cookies permanece no navegador até ser alterada ou removida. Os parâmetros de origem da visita são armazenados durante a sessão da aba.

Quando houver pedido de exclusão, avaliaremos quais dados podem ser eliminados e quais precisam ser conservados por motivo legalmente permitido, informando as razões aplicáveis.

8. Cookies e armazenamento no site

O site utiliza Google Analytics e Google Ads para medição de visitas e conversões, além de armazenamento no navegador para registrar preferências e a origem dos contatos.

Antes do aceite ou após a recusa

Na configuração atual, as ferramentas do Google podem ser carregadas com o armazenamento de cookies de medição desautorizado e enviar sinais sem cookies, como informações sobre a página, navegador e estado do consentimento.

A ausência de cookies não significa ausência de tratamento de dados. As conexões com esses serviços também envolvem informações técnicas, como endereço IP.

Após o aceite

O Google pode utilizar cookies como _ga, _ga_* e _gcl_* para medição e atribuição de conversões. Sua duração depende do cookie, da configuração do serviço e do navegador.

Armazenamento local e de sessão

Utilizamos:

• fl_consentimento, em armazenamento local, para guardar a escolha sobre cookies.
• fl_atribuicao, em armazenamento de sessão, para guardar parâmetros de origem e campanha presentes no endereço da página, que podem incluir identificadores de cliques em anúncios.

Ao abrir um contato pelo WhatsApp a partir do site, a mensagem pré-preenchida pode incluir a página de origem e informações da campanha. Você pode revisar ou editar a mensagem antes de enviá-la.

Como alterar a escolha

Use Gerenciar cookies, no rodapé do site, para rever sua preferência.

Para remover cookies e outros dados já armazenados, utilize também as configurações do navegador. Recusar cookies não impede o acesso ao conteúdo do site.

9. Seus direitos e como solicitar exclusão de dados

Nos termos da LGPD, você pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a lei.
• Portabilidade, conforme a regulamentação aplicável.
• Informação sobre compartilhamento.
• Informação sobre a possibilidade de não consentir e suas consequências.
• Revogação do consentimento.
• Eliminação de dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses legais de conservação.
• Oposição ao tratamento, nas hipóteses previstas em lei.
• Revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado que afetem seus interesses, quando aplicável.

Instruções para solicitar acesso, correção ou exclusão

Envie um e-mail para contato@freshloop.com.br, com o assunto “Solicitação sobre dados pessoais”.

No pedido:

1. Informe se deseja acessar, corrigir, excluir dados ou exercer outro direito.
2. Informe o telefone ou e-mail utilizado no serviço.
3. Identifique a lavanderia e a unidade, quando aplicável.
4. Inclua apenas as informações necessárias para localizar o atendimento ou a compra.

Não envie senhas, dados completos de cartão ou cópias de documentos no primeiro contato.

Podemos solicitar informações adicionais estritamente necessárias para confirmar sua identidade e evitar a divulgação ou exclusão indevida de dados.

Quando a lavanderia for a controladora, encaminharemos a solicitação e prestaremos o apoio necessário ao seu atendimento.

Pedidos de confirmação e acesso serão atendidos em formato simplificado imediatamente ou por declaração clara e completa em até 15 dias, nos termos do art. 19 da LGPD. Os demais pedidos observarão os prazos legais aplicáveis.

Caso a solicitação não possa ser atendida integralmente, informaremos as razões, inclusive quando houver necessidade legal de conservar determinados registros.

Dados relacionados à integração com a Meta

Clientes, donos e representantes de lavanderias podem utilizar o mesmo canal para solicitar a exclusão de dados pessoais relacionados à integração com a Meta e o WhatsApp.

Desconectar a conta empresarial interrompe a integração conforme seu processamento, mas não equivale à exclusão automática de todos os registros de clientes, mensagens ou transações.

A exclusão realizada pela FreshLoop não remove, por si só, cópias existentes no dispositivo do destinatário ou registros mantidos pela Meta sob suas próprias responsabilidades. Para esses dados, também podem ser utilizados os controles e canais disponibilizados pelo WhatsApp.

Você pode apresentar reclamação à ANPD, em https://www.gov.br/anpd/pt-br, e aos órgãos de defesa do consumidor, quando cabível.

10. Segurança dos dados

Adotamos medidas técnicas e organizacionais voltadas à proteção dos dados, incluindo controle de acesso, separação por empresa, autenticação no painel, HTTPS nas comunicações com o serviço e cifragem das credenciais de integração com o WhatsApp.

Essas medidas buscam prevenir acesso não autorizado, perda, alteração e uso indevido dos dados.

Se você identificar uma possível falha de segurança ou uso indevido de dados relacionado à FreshLoop, entre em contato pelo e-mail contato@freshloop.com.br.

Incidentes que gerem obrigação de comunicação serão tratados conforme a legislação aplicável.

11. Alterações desta Política

Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças nos serviços, nas práticas de tratamento ou nas obrigações legais.

A versão vigente será disponibilizada em: https://freshloop.com.br/politica-de-privacidade/

A data da última atualização estará indicada no início do documento. Quando necessário, serão fornecidos avisos adicionais e solicitadas novas autorizações antes do tratamento correspondente.

12. Contato

Para dúvidas sobre esta Política ou solicitações relativas a dados pessoais:

FreshLoop — Krajan & Shinzato Systems LTDA
CNPJ: 53.166.956/0001-24
E-mail: contato@freshloop.com.br
Site: https://freshloop.com.br